***** Regulamin *****
PDF Drukuj


Regulamin

udzielania zamówień publicznych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w PRUSICACH
o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa
w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2013, poz. 907 ze zm.)

Kwiecień 2014


Załącznik nr 1 do Zarządzenia  Nr …/2014

Kierownika GOPS w  Prusicach,  z dnia 28.04.2014r.

Regulamin

udzielania zamówień publicznych, o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. tj. z 2013, poz. 907 ze zm.) zwana dalej „Ustawą pzp” w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w  Prusicach

I. Postanowienia ogólne

§ 1

Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady udzielania zamówień o wartości szacunkowej do 30 000 euro w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Prusicach. Zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 Ustawy pzp, zwolnione są z obowiązku stosowania przepisów tej ustawy, jednakże do tych zamówień należy stosować zasady określone w niniejszym Regulaminie.

II. Zasady udzielenia zamówień

§ 2

Zasady ogólne

  1. Zamówień publicznych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Prusicach dokonuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w granicach wydatków, które zostały ujęte w planie finansowym GOPS. na rok bieżący z zachowaniem zasad:
    1. Celowości - co oznacza, że zamówienie w danym czasie jest niezbędne;
    2. Gospodarności – co oznacza, że zamówienie zostało dokonane w sposób oszczędny, racjonalny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
    3. Legalności – co oznacza, że udzielenie zamówienia nie jest sprzeczne z przepisami prawa;
    4. Wyboru najkorzystniejszej oferty – co oznacza, że jako najkorzystniejszą wybrano ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego.
  2. Dopuszcza się odstąpienie od obowiązku stosowania niniejszego Regulaminu w wyjątkowych sytuacjach, przez które należy rozumieć jakąkolwiek sytuację, w której wystąpiła lub nieuchronnie wystąpi szkoda, narażająca życie i zdrowie osób lub mająca następstwa dla dóbr materialnych GOPS Prusice, dalej zwanej Zamawiającym, niewynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, których nie mógł on przewidzieć lub jeżeli ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji konkretnemu Wykonawcy.
  3. Realizacją zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro zajmuje się ta komórka organizacyjna Zamawiającego, której postępowanie dotyczy.
  4. Właściwa komórka organizacyjna realizuje zamówienie poprzez pracowników merytorycznych zapewniających bezstronność i obiektywizm podczas przeprowadzania procedury wyłonienia Wykonawcy.
  5. Zamówienia udziela się wyłącznie Wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami niniejszego Regulaminu.
  6. Wszystkie poniesione wydatki należy odnotować w odpowiednim Rejestrze.
  7. Dokumentacja z postępowania jest przechowywana w komórce organizacyjnej prowadzącej postępowanie, przez okres ustalony w instrukcji kancelaryjnej.

§ 3

Obowiązki pracownika merytorycznego

Obowiązkiem pracownika merytorycznego jest:

  1. Przestrzeganie przepisów niniejszego Regulaminu,
  2. Zachowanie bezstronności, obiektywizmu oraz staranności przy przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowań objętych niniejszym Regulaminem,
  3. Przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia, w szczególności: wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, przygotowanie wzoru umowy, wybór najkorzystniejszej oferty, rejestracja zamówienia w odpowiednim Rejestrze,
  4. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad realizacją zamówienia,
  5. Dokonywanie odbioru przedmiotu zamówienia,
  6. Sprawdzanie i zatwierdzenie faktury pod względem merytorycznym i rachunkowym,
  7. Rejestracja faktury we właściwym Rejestrze wydatków znajdujących się w GOPS u upoważnionego pracownika  księgowości.

§ 4

Ustalenie wartości zamówienia

1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

2.  Zakazuje się dzielenia zamówienia na części bądź zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania ustawy pzp i ustaleń niniejszego Regulaminu.

3. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się z należytą starannością przez określenie wartości rynkowej usług i dostaw objętych zamówieniem , bez podatku od towarów i usług, a przy robotach budowlanych w oparciu o kosztorys inwestorski lub planowane koszty prac projektowych i robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

4.  Szacowanie wartości zamówienia dla dostaw i usług do kwoty 5 000 euro ustala się na podstawie wartości danego zamówienia ujętego w planie finansowym na dany rok lub aktualnych cen rynkowych dla zamówień nieplanowanych, zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego Regulaminu.

5. W przypadku robót budowlanych szacowanie wartości zamówienia dokonuje się na podstawie wstępnej wyceny robót lub kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztach prac projektowych oraz robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

6.  Szacowanie wartości zamówienia na dostawy i usługi o wartości powyżej kwoty 5 000 euro do kwoty 30 000 euro przeprowadza się na podstawie zamówień tego samego rodzaju udzielonych w poprzednim roku budżetowym lub 12 miesiącach poprzedzających udzielenie zamówienia lub aktualnych cen rynkowych dla zamówień zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego Regulaminu.

7. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówienia, określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 Ustawy pzp.

8. W przypadku wspólnego wniosku dwóch lub większej liczby pracowników merytorycznych, wartością przedmiotu zamówienia jest wartość całego zamówienia.

9. W przypadku dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

§5

Procedury udzielania zamówień publicznych

  1. Procedury udzielania zamówień publicznych są regulowane w zakresie kwot:
  2. a) zamówienia o wartości do 5 000 euro

    b) zamówienia o wartości od 5 000 do 10 000 euro

    c) zamówienia o wartości  od 10 000 euro do  30 000 euro

  3. Kwoty, o których mowa w ust. 1 są kwotami netto.
  4. Wyboru wykonawcy do realizacji zamówień finansowanych z udziałem środków zewnętrznych należy dokonywać w procedurach konkurencyjnych bez względu na wartość zamówienia. Jeżeli w danym przypadku przeprowadzenie procedur konkurencyjnych nie jest możliwe, należy wykazać okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia zamówienia bez ich stosowania.
  5. Za procedurę konkurencyjną uważać się będzie udzielanie zamówienia w oparciu o zasady określone w §7 i §8 niniejszego Regulaminu.

§ 6

Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia o wartości do 5 000 euro

  1. Postępowanie w sprawie wyboru Wykonawcy zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 5 000 euro prowadzi pracownik merytoryczny odpowiedzialny za jego realizację według poniższych zasad:

      a) Szacowanie wartości zamówienia dla dostaw i usług do kwoty 5 000 euro ustala się na podstawie wartości danego zamówienia ujętego w planie finansowym Zamawiającego na dany rok.

      b) W przypadku dostaw i usług nieplanowanych (nie ujętych w planie finansowym) ustalenie wartości zamówienia następuje po rozeznaniu cen rynkowych (w jednej z następujących form: telefonicznie, na podstawie cen katalogowych, folderów lub wydruków ze stron internetowych).

      c) W przypadku robót budowlanych szacowanie wartości zamówienia dokonuje się na podstawie wstępnej wyceny robót lub kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów prac projektowych oraz robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

  2. Udzielenie zamówienia może nastąpić po negocjacjach z jednym Wykonawcą.
  3. Udzielenie zamówienia dokonuje się na podstawie zlecenia lub pisemnej umowy.
  4. Zlecenie sporządzone wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu akceptuje Kierownik GOPS  dalej zwany Kierownikiem Zamawiającego oraz Główny Księgowy.
  5. Obowiązek sporządzania pisemnych umów istnieje, jeżeli wymaga tego interes Zamawiającego (np. konieczność określenia terminu realizacji zamówienia, ustalenie szczególnych warunków gwarancji, przeniesienia praw autorskich itp.).
  6. W pozostałych przypadkach udzielenia zamówienia dokonuje się na podstawie zlecenia: ustnego lub pisemnego. Podstawą udokumentowania zamówienia jest faktura opisana przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za udzielenie zamówienia.
  7. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do 5 000 euro oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w § 7 i § 8 Regulaminu.

§ 7

Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia o wartości od 5000 do 10000 euro

  1. Szacowanie wartości zamówienia na dostawy i usługi o wartości powyżej 5 000 euro do kwoty 10 000 euro przeprowadza się na podstawie udzielonych zamówień tego samego rodzaju w poprzednim roku budżetowym lub 12 miesiącach poprzedzających udzielenie zamówienia lub aktualnych cen rynkowych wg. załącznika nr 2 do niniejszego Regulaminu.
  2. Ustalenia wartości zamówienia na roboty budowlane dokonuje się w oparciu o kosztorys inwestorski lub planowane koszty prac projektowych oraz robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym na wg. załącznika nr 3 do niniejszego Regulaminu.
  3. Oferty uzyskane w celu sporządzenia szacowania wartości zamówienia mogą stanowić podstawę wyboru najkorzystniejszej oferty.
  4. Wyboru najkorzystniejszej oferty można również dokonać kierując zaproszenie do składania ofert  do co najmniej trzech Wykonawców.
  5. Zaproszenie do składania ofert Zamawiający musi zawierać co najmniej:
    1. Opis przedmiotu zamówienia
    2. Termin wykonania zamówienia
    3. Warunki płatności,
    4. Okres gwarancji (jeśli dotyczy)
    5. Sposób, miejsce oraz termin składania ofert
  6. Wykonawcy składają oferty w formie pisemnej.
  7. Dopuszcza się możliwość prowadzenia z Wykonawcami negocjacji w celu uzyskania najkorzystniejszych warunków realizacji zamówienia.
  8. Wyboru Wykonawcy dokonuje się spośród otrzymanych ofert.
  9. Jako ofertę najkorzystniejszą należy wybrać ofertę Wykonawcy, który w trakcie rozeznania rynku lub negocjacji zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę jak i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, termin płatności, warunki gwarancji, itp.
  10. Po dokonaniu powyższych czynności pracownik merytoryczny odpowiedzialny za udzielenia zamówienia sporządza protokół zamówienia publicznego, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu.
  11. Protokół, o którym mowa powyżej podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego.
  12. Z Wykonawcą, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zawiera się umowę.
  13. Dopuszcza się odstąpienie od sporządzenia umowy pisemnej w przypadku dostaw. Podstawą udokumentowania zamówienia jest faktura opisana przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za udzielenie zamówienia
  14. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia w tym progu oraz realizacja tego zamówienia może nastąpić w oparciu o zasady określone w § 8 Regulaminu.


§ 8

Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia o wartości od 10 000 do 30 000 euro

  1. Procedurę postępowania o wartości szacunkowej od 10 000 do 30 000 euro rozpoczyna sporządzenie przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za udzielenie zamówienia szacowania wartości zamówienia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
  2. Szacowanie wartości zamówienia musi być zaakceptowane przez Kierownik Zamawiającego i Głównego Księgowego.
  3. Po akceptacji szacowania, pracownik merytoryczny celem wyboru Wykonawcy przeprowadza pisemne zapytanie ofertowe sporządzone wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu, zapraszając do składania ofert taką liczbę Wykonawców, która zapewnia zachowanie zasad uczciwej konkurencji oraz wybór najkorzystniejszej oferty.
  4. Zapytanie ofertowe należy wysłać do co najmniej trzech Wykonawców lub umieścić na stronie internetowej Zamawiającego.
  5. Zapytanie ofertowe z formularzem oferty oraz wzorem umowy należy przekazać Wykonawcom w jednej z następujących form:
    1. osobiście za potwierdzeniem odbioru,
    2. fax-em lub e-mailem za potwierdzeniem odbioru,
    3. listownie za potwierdzeniem odbioru,
    4. zamieszczając zapytanie na stronie internetowej Zamawiającego do pobrania.
  6. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje się spośród tych Wykonawców, którzy spełniają wszystkie wymogi określone w zapytaniu ofertowym.
  7. Zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, sporządzone na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Regulaminu, należy przesłać do Wykonawców, którzy złożyli ofertę -jeżeli zapytanie przekazano Wykonawcą w formie o której mowa w ust.5 lit. a-c  lub opublikować na stronie internetowej Zamawiającego.
  8. Z Wykonawcą, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zawiera się umowę.
  9. Po dokonaniu powyższych czynności pracownik merytoryczny sporządza protokół zamówienia publicznego, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do Regulaminu.
  10. Protokół, o którym mowa powyżej podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego.

§ 9

Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego z wyłączeniem stosowania Ustawy pzp ponosi Kierownik Zamawiającego, a także inne osoby, w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania.

Załączniki do Regulaminu:

  1. Zlecenie zamówienia – Załącznik nr 1 (Wzór);
  2. Szacowanie wartości zamówienia – Załącznik nr 2 (Wzór);
  3. Protokół z postepowania zamówienia o wartości od 5000 euro do 10 000 euro  - Załącznik Nr 3 (Wzór);
  4. Zapytanie ofertowe wraz z formularzem - Załącznik Nr 4 (Wzór);
  5. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty – Załącznik nr 5 (Wzór)
  6. Protokół z postępowania zamówienia o wartości do 30 000 euro - Załącznik Nr 6 (Wzór).

a) osobiście za potwierdzeniem odbioru,

b) fax-em lub e-mailem za potwierdzeniem odbioru,

c) listownie za potwierdzeniem odbioru,

d) zamieszczając zapytanie na stronie internetowej Zamawiającego do pobrania.

 


SZUKAJ


Prusice


BIP


Urząd Pracy


DOPS


Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej


Dolnośląski Urząd Wojewódzki